Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gir informasjon om Karrieresenteret Østfold sin innhenting, bruk, lagring og sletting av personopplysninger, i forbindelse med befolkningens bruk av senterets karriereveiledningstilbud. Vi ønsker med dette å bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende lovgivning om personvern.

Ansvarsforhold og kontaktinformasjon

Karrieresenteret Østfolds leder Gitte Flakk Hovin er ansvarlig for senterets behandling av personopplysninger. Har du spørsmål om dette, eller vil utøve dine rettigheter etter personvernforordningen, kan du sende en e-post til gitteh@ofk.no. Du kan også kontakte personvernombudet på e-post til christina.gronli@viken2020.no

Det rettslige grunnlaget for senterets behandling av personopplysninger

Karrieresenter Østfold behandler kun personopplysninger du selv har oppgitt til oss. Behandlingen er følgelig basert på ditt samtykke. Vi mottar personopplysningene via vårt timebestillingsystem. Ved å krysse av i avkrysningsboksen i vårt system for timebestilling samtykker du i at vi behandler personopplysninger om deg, og du aksepterer samtidig måten vi behandler personopplysningene på.

Når behandler vi opplysninger om deg?

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

Du har bedt karrieresenteret om veiledning via vår nettbestillingsfunksjon
Du har gitt opplysninger i løpet av selve karriereveiledningen
Du har bedt om innsyn
Du har meldt deg på et kurs
Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Du har samtykket til å få tilsendt utbytteundersøkelse
Du har søkt jobb hos oss

Dine opplysninger hos Karrieresenter Østfold

Karrieretjenester

Når du kontakter oss for veiledning, spørsmål, kurs eller annet, behandler vi opplysningene som du oppgir for å kunne besvare ditt spørsmål og vi lagrer nødvendig informasjon for å fullføre din henvendelse. Opplysningene er nødvendige å samle inn for å kunne gjennomføre avtalen og gi riktig og god veiledning.

I bestillingsprosessen samler vi inn følgende personopplysninger; navn, e-postadresse, telefonnummer, bostedskommune, alder, kjønn, nasjonalitet, morsmål, behov for tilrettelegging, ønskelige fokusområder i karriereveiledningen og din situasjon i dag.

Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen art. 6 nr. 1 b), å oppfylle en avtale med den registrerte. Vi samler også inn opplysninger om ditt eventuelle behov for tilrettelegging slik at vi kan stille med tilpassede fasiliteter. Behandlingsgrunnlaget vårt er personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

Karrieresenteret fjerner rutinemessig alle personopplysninger om deg som kunde fra bookingsystemet etter endt kundeforhold og senest innen 1 år.

Brukerundersøkelse

Vi sender ut brukerundersøkelser til alle kunder som har vært til veiledning hos oss. Brukerundersøkelsen er frivillig og anonym. Gjennomføring av brukerundersøkelsen er ett av kriteriene partnerskapet må oppfylle for å få tildelt midler fra Kompetanse Norge for å drive karriereveiledning. Kompetanse Norge har ansvar for undersøkelsen og gjennomfører den i samarbeid med Karrieresenter Østfold.

I brukerundersøkelsen blir du spurt om din opplevelse av karrieresenteret og veiledningen. Brukerundersøkelsen formidles kort tid etter veiledningen. Formålet med brukerundersøkelsen er å styrke kunnskapsgrunnlaget på karriereveiledningsfeltet, for å:

styrke kvaliteten på karriereveiledningen ved offentlige karrieresentre
gi innspill til politikkutforming
synliggjøre karrieresentrenes arbeid overfor potensielle veiledningssøkere, samarbeidspartnere og andre interessenter

Utbytteundersøkelse

2 år etter gjennomført veiledning, sendes det ut en utbytteundersøkelse fra Kompetanse Norge. Formålet med utbytteundersøkelsen er å øke kvaliteten på karriereveiledningen. Kompetanse Norge vil gi utdypende informasjon om formålet når undersøkelsen sendes ut. Undersøkelsen er frivillig og anonym. Utbytteundersøkelsen blir kun sendt deg hvis du har samtykket i at vi beholder epostadressen din i ca. 2 år til dette formålet.

Det er kun din e-postadresse som lagres for at vi skal kunne sende deg utbytteundersøkelsen. Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Kurspåmelding

Dersom du melder deg på et av våre kurs vil vi samle inn navn, e-postadresse, telefonnummer, bostedskommune, kjønn, alder, og din jobbstatus.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å kunne administrere kurs. Behandlingsgrunnlaget vårt er personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).

Opplysningene gjøres anonyme for statistikk etter kursdeltakelse.

E-post

Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste webmailtjenester støtter dette, som igjen sikrer vår kommunikasjon via epost. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per epost, da vi ikke kan garantere at din epost-leverandør støtter TLS.

Abonnement på nyhetsbrev

Karrieresenter Østfold sender ut nyhetsbrev på e-post til de som ønsker. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev, må du samtykke til dette ved timebestilling. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du melder deg av nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å kontakte oss på karriere@ofk.no.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Om bruk av informasjonskapsler på karriereostfold.no

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin hver gang du besøker nettstedet. Vi benytter Google Analytics til å se hvor fra den enkelte besøkende kommer inn på vår nettside, når den besøkende var der, hvor mange ganger den besøkende har vært innom våre nettsider o.l. Vi lagrer aldri informasjon som kan brukes til å identifisere deg personlig. Denne informasjonen brukes kun til å lage rapporter og forbedre nettstedet.

Konfidensialitet og integritet

Loven pålegger at alle personopplysninger vi henter inn og bruker i løpet av karriereveiledningsprosessen er tilstrekkelig sikret. Det betyr at:

Vi sørger for at kun ansatte som har et tjenstlig behov for det, har tilgang til opplysninger om deg.
Vi sikrer at opplysningene ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette
Vi sørger for at personopplysningene er tilgjengelig for ansatte når de utfører arbeidsoppgaver for å gi deg best mulig tjeneste.

Vi fører statistikk for alle veiledningssaker, dette gjøres i anonymisert form.

Taushetsplikt og etiske retningslinjer

Personvern handler om retten til et privatliv, og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Alle medarbeidere på Karrieresenter Østfold har taushetsplikt og har underskrevet taushetserklæring. De ansatte plikter følgelig å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg, dersom du ikke har gitt ditt samtykke til dette.

Karrieresenter Østfold har forpliktet seg til å følge «Etiske retningslinjer for karriereveiledningssamtalene ved de fylkesvise karrieresentrene». Du finner retningslinjene på vår nettside.

Databehandleravtaler

Vi har databehandleravtaler med eksterne leverandører som lagrer personinformasjon. Databehandleravtalene sikrer at partene i avtalene opptrer i henhold til gjeldende lovverk for personvern.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan til enhver tid be om kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktig eller misvisende. I gitte situasjoner kan du også be oss om å slette opplysninger om deg selv.

Dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven, ber vi deg om å gi oss beskjed. Les mer i personopplysningsloven.